Gestão de Documentos
Siga o manual passo a passo para concluir o registro.
1° – No Módulo ISO selecione “Gestão de Documentos”.
2° – Clique em “Novo Documento” para incluir um documento.
3° – Preencha todas as informações corretamente (objetos com um *asterisco vermelho são obrigatórios).
- Tipo de Documento – Documento Interno, precisa conter o Categoria e Código, Documento Externo, precisa conter o Órgão Externo da Solicitação
- Título
- Diretorias – Pode conter mais de uma.
- Processo – Serão exibidos somente processos que estiverem ligados às diretorias selecionadas.
- Responsável – Será exibido somente os nomes de usuários ligados às diretorias marcadas.
- Órgão Externo da Solicitação – Preenchimento obrigatório somente como Documento Externo
- Prazo de Elaboração – O Gestor ISO informa ao responsável pelo documento uma quantidade de dias para finalização da elaboração.
- Validade – Ao preencher o campo, surgirá um novo campo para preenchimento, com objetivo de servir de aviso para quando a validade estiver próxima do vencimento.
4° – Para concluir o registro clique no botão “Salvar”.
“Todo Documento recentemente incluído será exibido em uma lista na tela Gestão de Documentos, que permitirá realizar quatro ações diferentes, os documentos apresentam uma variação de cor tanto para sua situação do anexo quanto para o vínculo do documento.”
Botão Vincular Documentos
Gestão de Documentos
1° – O botão “Vincular Documentos” permite inserir documentos vinculados a documentos mestres. (o documento que possui Documentos Vinculados torna-se seu Documento Mestre).
2° – Selecione o documento que deseja vincular clicando na caixa de seleção.
3° – Clique em “Salvar” para concluir a vinculação do documento.
4° – Ao clicar em um Documento Vinculado ou um Documento Mestre é permitido transitar entre os documentos.
5° – Clique em “Desvincular Documento” para retirar o documento vinculado.
6° – O botão “Analisar o Documento” tem o objetivo de facilitar a transição da tela de Vincular Documentos para a tela Analisar Documentos.
Botão Analisar Documentos
Gestão de Documentos
1° – O botão “Analisar Documentos” permite visualizar o documento anexado, aceitar o documento ou recusá-lo.
Também permite enxergar versões anteriores do documento em destaque caso tenha registros anteriores.
2° – Clique em “Anexar Documentos” ou em “Substituir Documento”, quando documentos estiver recusado, para inserir o
arquivo digital que pode ser aceito em pdf, png, jpeg, xls, xlsx, doc e docx.
2° – Clique em “Anexo” para enxergar o documento anexado pela diretoria.
3° – Clique em “Aceitar Anexo” para aprovar o documento anexado.
4° – Clique em “Recusar Anexo” para reprovar o documento anexado e justifique o motivo.
5° – Caso o documento já tenha histórico de atualizações todas as versões anteriores ficam salvas na opção
“Versões do Documento”.
6° – Clique em “Renovar Documento” para aplicar uma nova versão do documento. Clique em “Anexar Documentos” ou em
“Substituir Documento”, quando documentos estiver recusado, para inserir o arquivo digital.
7° – O botão “Vincular Documento” tem o objetivo de facilitar a transição da tela de Analisar Documentos para a tela Vincular Documentos.
Botão Editar
Gestão de Documentos
1° – O botão “Editar” permite editar os dados do documento, com exceção de Tipo de Documento e, quando Documento Interno, Categoria e Código.
2° – ao finalizar clique em “Salvar” para concluir a alteração.
“Ao editar é possível controlar o campo Situação do documento que informa se o mesmo está Ativo ou Inativo. Um documento inativado será desvinculado de todos os documentos ligados a ele, bem como perderá qualquer opção de evolução para o mesmo, sendo necessária justificativa para inativação.“
Botão Excluir
Gestão de Documentos
É recomendado a utilização do botão “Excluir” apenas para documentos recentemente adicionados que ainda se encontram sem qualquer anexo, caso o documento esteja ligado a algum outro registro o botão ficará oculto.